三、数字档案系统建设应用的几点思考

随着数字浙江建设加快推进，档案数字化转型进入着急时期，数字档案系统建设应用是加快档案数字化转型的关键。完善顶层设计。建立和完善档案信息化全面融入数字浙江的法规体系、政策体系、标准体系、总体方案、工作机制。加快项目实施。加强平台整合。强化智慧应用。实现档案数字化、网络化、一体化、智能化监管和服务。

（三）基本功能需求

1.数字档案馆，参照以下规范：开放档案信息（OAIS)   数字档案馆建设指南   数字档案馆系统测试办法    浙江省数字档案馆评估办法（有图）

2.数字档案室，参照以下规范：数字档案室建设指南及评价办法  电子档案管理系统基本功能规定  电子文件管理系统通用功能要求   机关档案管理规定、我省相关规范（有图）

3.电子档案管理系统，参见《电子档案管理系统基本功能规定》。该规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位参照执行。

电子档案管理系统的基本功能需求

（1）总体要求：开放性（交换共享）可扩展性（功能扩展）灵活性（模式、流程、数据可灵活定义）安全可靠（技术应用、数据安全）

（2）主要功能：实体档案辅助管理功能；电子档案接收功能（离线在线；登记检查；征集）；电子档案管理功能（自动归类与排序；著录标引；批量格式转换；关联功能；入库功能）；电子档案保存功能（备份与恢复功能；存储管理；四性检测、电子档案保护）；电子档案利用功能（按需求生成利用库；多种检索功能、在线借阅服务；档案编研功能；利用登记功能）；电子档案的鉴定与处置功能（鉴定方案配置及自动提醒；按密级、价值和开放等鉴定处理；保存鉴定处置的过程信息；电子档案销毁管理）；电子档案的统计功能（按档案全宗、门类、文件格式、开放程序和年度等进行统计；工用情况统计；统计报表及自定义）；系统管理功能（电子档案数据库及共存储结构的定义与配置；电子档案分类方案的定义与维护；电子档案元数据和目录数据的定义与维护；基于三员方立的用户信息管理及授权；日志管理；审计管理）

4.OA系统预归档模块的基本功能需求：参见《浙江省党政机关电子公文归档与电子档案管理暂行办法》；OA系统预归档模块是OA系统的组成部分，主要实现电子公文的自动采集、初步整理与组件、数据交换、清点与技术检测、数据导出、归档登记等功能。（有图）

5.政务系统预归档模块的基本功能需求：参见《政务服务事项电子文件归档规范》；政务系统预归档模块是政务服务一体化在线平台的组成部分，应实现归档配置功能、整理组件功能、清点检测功能、数据交换功能、统计监管和审计功能等。（有图）

（二）总体建设思路

主要思路

统一：建设统一的数字档案系统

集成：市地、县域数字档案管理服务一体化平台；统一的部门数字档案室

导向：以增量电子化为主导、加快存量数字化

安全：内外有别、分网建设；核心资源集中管理

目标：数字化  网络化  智能化

4.服务保障跟不上（这个内容接不上，应该不是这里的内容）

专注档案软件的大公司不多，市场上软件产品及应用服务配套未成体系，大多提供单一软件产品，缺乏可持续的整体解决方案。

软件设计规范性和可维护性较差，后期系统运维过分依赖开发人员，技术支持跟不上，难以提供长期运维保障支持。

集成系统（硬件、应用软件、中间件等）在出现问题时容易相互扯皮。

数字档案馆（智慧档案馆或档案数据中心）

按网络部署分成三大块：

部署于政务内网，用于长久保存档案的收（馆室移交接收、主动采集、征集等）、管、存（长久保存）、用（侧部代理利用、馆室共享利用）。

部署于政务外网，对外（部门、基层、公众 ）提供档案共享利用，对政府机关在政务外网形成的政务数据（电子文件）进行收、管、存（暂存）、用

部署于互联网，提供开放档案数据利用、展览等

数字档案室（部门数据仓）

按网络部署分成现两大块：

基于政务内网的数字档案室（或统一数字档案室）党政机关等自建的数字档案室，由档案馆建设的统一数字档案室，即馆室一体化系统

基于政务外网的数字档案管理服务一体化平台，由档案馆统一建设，主要用于接收、管理政府部门在政务云上形成的政务数据（电子文件)

市域、县域数字档案管理服务一体化平台

基于政务外网（云平台），由各级档案局馆统一建设，提供档案行政监管、非涉密数字档案暂存管理（面向政府机关和基层）、馆室数字档案共享利用等功能，主要包括：政务电子文件归档管理统一平台（基于政务云的归档交换平台、面向政府机关和基层的统一数字档案室、电子档案移交接收系统等）区域查档服务平台，档案智能化监管服务平台

二、数字档案系统的建设思想及功能需求

（一）相关标准规范

1.归档管理要求

电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016)

政务服务事项电子文件归档规范（DA/T85-2019）

其他：机关档案管理规定、归档文件整理规则等

2.系统功能要求

电子档案管理系统基本功能规定

电子文件管理系统通用功能要求（国标）

数字档案馆建设指南及系统测评办法

数字档案室建设指南及建设评价办法

企业数字档案馆（室）建设指南

3.数据规范要求

纸质档案数字化规范（DA/T31-2017)

文书类电子文件元数据方案（DA/T46-2019)

档案机读目录格式、各类电子文件元数据方案及封装规范等

4.接口及检测等规范

政务服务网电子档案数据和信息交换接口技术规范V1.0（试行）

（四）原因分析

1.功能定位不明确2.构架设计不科学，未充分考虑实际需求及发展变化3.功能数据不规范。功能不符合国家或省相关规范要求：未按最新规范升级完善；通用版的个性化定制跟不上；版本太多或设计构架缺乏超前性，后期难以统一规范。  数据不符合省或各地相关规范要求：缺乏前端质检机制，数据采集、转换等不符合规范要求；数据库或元数据设计不符合规范要求，数据管理难以集成整合；管理过程未形成规范元数据；缺乏数据迁移机制，对历史数据无法迁移、处理；    碎片应用带来的数据孤岛问题。（有图）4.安全问题日益突出。分网部署带来的安全问题  项目开发管理不规范，未建立代码审查机制  安全功能不完善或未经安全测试、认证  外包、软硬件租用等带来的安全管理问题，三员分立难以落地

（三）存在问题

与”最多跑一次“改革配套的政务服务事项电子文件归档管理软件逐步普及，但与前端政务系统的归档对接成为难点

基于传统数字档案管理的数字档案馆、室系统基本完善，但无法满足以电子单套管理为主的相关功能需求

普遍注重档案数据的收存管，但基于数据化的大数据挖掘和智慧应用仍处于初级阶段

档案应用由局域网向云平台、政务中台转移，构架设计不适应新环境，安全问题较为突出。

一、数字档案系统概述

（一）概念

（二）建设现状

（这里所讲的都是浙江省全省的数字档案馆现状，大家可以对照看一下差距）

全省73家档案馆建成省级以上数字档案馆，其中全国示范7家，国家级40多家。

全省86%以上机关、国家企事业单位等建成数字档案室

全省围绕服务”最多跑一次“改革开展电子归档工作，各地均已建成基于政务云平台的电子文件归档与电子档案管理统一平台，目前已归档政务服务事项电子文件900多万件；完成22个省级自建政务系统的归档对接工作。

一、数字档案系统概述

（一）概念

关于档案软件的几个常见名称

档案软件  数字档案系统  数字档案馆、室  电子文件管理系统  电子档案管理系统  电子文件归档管理系统  电子文件归档是与电子档案管理系统

数字档案系统的构架设计及基本功能需求

政务服务事项电子文件归档规范。